Читать реферат по делопроизводству: "Организация работы с документами" Страница 3

(Назад) (Cкачать работу)

срочные

несрочные

Для классификации документов в пределах одного учреждения состав­ляют классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.

В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются на­звания структурных подразделений, а статьями - названия видов документов.

Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.

Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций.

При составлении классификатора могут быть использованы номенкла­туры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел по­стоянного и временного хранения.

Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы соз­даются в учреждении для осуществления его функций.

Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.

1.2. УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования до­кументов является их стандартизация, т.е. унификация.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, раз­работка единых форм и правил их составления, оформление и создание тра­фаретных текстов.

Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентич­ные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (посто­янные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафа­реты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не ис­ключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах быва­ют одинаковыми.

Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на со­ставление.

Широкое распространение получили анкеты, например, "опросный лист для получения сведений". Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анке­тирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, уволь­нению работников организации) и докладных записок. 1.3. СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот - это "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки"*.

Движение документов в организации не может быть случайным, хаотич­ным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам

Похожие работы