Читать реферат по делопроизводству: "Организация работы с документами" Страница 2

(Назад) (Cкачать работу)

Рассмотрениедокументовруководителем(резолюция)

возможно

неиспользу­ется

возможно

Уничтожениедокументов

возможно

возможно

возможно

1.1 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документа­ми, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов - деление документов на классы по наибо­лее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования. Системы документирования:

административная;статистическая;коммерческая и др.

Предметом нашего изучения является административная система до­кументирования.

Административная система документирования по видам документов де­лится на: 1. Организационно-распределительную (ОРД) -

1.1. Положения.

1.2. Уставы.

1.3. Инструкции.

1.4. Приказы.

1.5. Решения.

1.6. Протоколы.

2. Справочно-информационную -

2.1. Письма.

2.2. Телеграммы.

2.3. Телефонограммы.

2.4. Докладные записки.

2.5. Справки.

2.6. Акты.

3. По личному составу -

3.1. Приказы.

3.2. Личные дела.

3.3. Заявления.

3.4. Трудовые книжки.

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Цель классификации документов: 1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответствен­ности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделе­ний и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного ап­парата (предметно-тематического каталога).

Значение классификации документов:

обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве; повышение оперативности работы с ними.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

Основной признак классификации - содержание документа.

1.1.1. Общая схема классификации документов (схема 1)

Схема 1

Похожие работы