Читать курсовая по делопроизводству: "Правила складання та оформлення документів" Страница 4

(Назад) (Cкачать работу)

Відмітки про проходження та виконання документів. Під час проходження документа в установі обов'язково роблять такі помітки:

• про надходження (реєстрацію) документа — на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

• про взяття документа на контроль — на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

• про виконання документа й направлення його до справи — на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання), якщо немає документа про виконання, слова "До справи" й номер справи, у якій документ зберігатиметься, дата направлення документа до справи, найменування й підпис виконавця, наприклад:

До справи № 04/24

Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 10.06.02 (посада, ініціали, прізвище) Відмітка "До справи"свідчить:

• про те, що робота над документом завершена;

• про перенесення даних на машинний носій — на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесений на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

Відмітка про виконавця. Кожний документ повинен мати відмітку про прізвище та номер службового телефону виконавця, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 224 50 70

У разі потреби під прізвищем виконавця документа й номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери й прізвище, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:

Хоменко 444 18 61 ВП 5 12.01.02

Оформлення додатків до документів. Додатки доповнюють, пояснюють окремі частини документа або документ у цілому. Про їх наявність зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів бувають трьох видів:

1) що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

2) що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

3) що є самостійними документами й надсилаються із супровідним листом.

Додатки оформлюються на стандартних аркушах і мають усі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

"Розробити й подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці за формою, зазначеною в Додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер, яка робиться на верхньому правому полі першого його аркуша, наприклад:

до наказу Міністерства освіти і науки України 30.05.02 № 17

За наявності кількох додатків на них зазначаються номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Додатки до розпорядчих документів повинні підписувати керівники структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша

Похожие работы