Читать курсовая по делопроизводству: "Правила складання та оформлення документів" Страница 5

(Назад) (Cкачать работу)

• якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням, наприклад:

Додаток: 1. Інструкція з діловодства на 10 арк., у 3 прим.

2. Відгук на проект інструкції на 4 арк., у 2 прим.;

• якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують. На самих додатках у правому верхньому куті пишеться слово "Додатки", номер додатка (якщо їх кілька), назва, дата й номер основного документа.

Текст — головний елемент документа. Підготовка текстової частини — одна з найважливіших операцій у документуванні. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення.

Зміст документа має бути пов'язаний зі змістом раніше виданих з певного питання документів. Його текст може бути оформлений у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст містить граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. Тексти розпорядчих документів і листів складаються, як правило, з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист — прохання без пояснення. Форма анкети використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових, документах з матеріально-технічного постачання й збуту тощо.

Форма таблиці використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти ознаки та їх показники у разі потреби кодуються. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників установ. За зміст документа, який візується кількома особами, відповідальність несуть однаковою мірою всі ці особи.

У тексті документа, підготовленого іншими організаціями чи на основі виданих раніше документів, вказують їх реквізити:

• назву документа;

• назву організації — автора документа;

• дату;

• реєстраційний номер;

• заголовок до тексту.

Якщо в тексті міститься кілька рішень, висновків тощо, то його потрібно розбити на розділи, пункти і пронумерувати арабськими цифрами.

У розпорядчих документах колегіальних органів текст подають від третьої особи (постановляє, вирішив).

Текст протоколу подається від третьої особи множини (слухали, виступили, ухвалили).

У документах, що встановлюють права та

Похожие работы