Читать курсовая по делопроизводству: "Правила складання та оформлення документів" Страница 2

(Назад) (Cкачать работу)

Датування документів — один з основних реквізитів документа, який забезпечує йому юридичну силу. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його прийняття; для документа, що затверджується, — дата його затвердження. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифрами. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться 0.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять дані фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат: ЗО травня 2000 р.

Дату на документі проставляє особа, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження.

Обов'язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їхнім проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).

Дата підписання разом з індексом проставляється в лівій верхній частині документа на спеціально відведеному для цього місці на бланку.

Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі. У факсах, телеграмах, телефонограмах, крім дати, проставляються години й хвилини.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час реєстрації та вказують на місце складання, виконання і зберігання документів. Індекси вхідних і створюваних установою документів складаються з порядкевих номерів у межах групи документів, що реєструються, які, відповідно до завдань пошуку, можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Складові індексу розміщуються в такій послідовності: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб. Складові індексу відокремлюються одна від одної скісною рискою, наприклад: 415/02-15/55 або 21/77/59.

Адресування документів. Реквізит адресата проставляється, як правило, на вихідних документах. На внутрішніх документах цей реквізит проставляється, якщо документ призначений для передачі керівництву (заява, доповідна записка).

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. Якщо документ адресується установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються в називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, то найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада й прізвище адресата — у давальному, наприклад:

Міністерство промислової політики України Управління справами Головному спеціалісту (прізвище, ініціали)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування

Похожие работы