оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5.
Реквізити службового листа: дата (проставляють у день підписання); індекс (проставляють у день підписання); посилання на індекс і дату вхідного документа (у листах-відповідях); гриф обмеження доступу до документа (у разі потреби); адресат; резолюція; заголовок до тексту; позначка про контроль; текст; позначка про наявність додатка; підпис; гриф погодження; візи; відбиток печатки; прізвище виконавця та номер його телефону; позначка про виконання документа і направлення його до справи; позначка про перенесення даних на машинний носій; позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).
Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею за певний період, а отже, обгрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні — очно чи телефоном.
Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. В службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов'язані.
Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. Наприклад:
В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Наприклад:
Залежно від призначення службового листа й від того, на чому -ОГО автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним.
Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче.
Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину. Наприклад:
Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз'яснити йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладання й змістовності тексту.
Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Наприклад, починати службові листи можна такими зверненнями:
«Шановний Іване Васильовичу!»
«Пане Сметанін!» «Шановний пане Андрійчук!»
«Шановні панове!» (коли імена та прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).
Продовжують більшість листів такими словами й словосполученнями: «У зв'язку з...», «Відповідно до...», «Як відомо, ...», «Ймовірно..», «Прошу..», «Просимо...» та ін.
Уживають також дієприслівникові звороти: «Враховуючи...», «Незважаючи
Похожие работы
Тема: Класифікація документів, формуляр документа, правила оформлення реквізитів, вимоги до тексту документа, оформлення сторінки |
Предмет/Тип: Делопроизводство (Реферат) |
Тема: Митне оформлення |
Предмет/Тип: Финансы, деньги, кредит (Реферат) |
Тема: Оформлення (сценарій) |
Предмет/Тип: Педагогика (Реферат) |
Тема: Порядок митного оформлення |
Предмет/Тип: Мировая экономика, МЭО (Реферат) |
Тема: Оформлення кадрової документації |
Предмет/Тип: Менеджмент (Курсовая работа (т)) |
Интересная статья: Основы написания курсовой работы