Читать реферат по делопроизводству: "Контрольная работа" Страница 4

(Назад) (Cкачать работу)

Организация отправки документов.

Обработка и отправка исходящих документов так же, как прием и обработка входящих, проводятся обычно централизовано или секретарем, или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:

наличие подписи;наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);наличие заголовка;правильность адресования;если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен не правильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он конвертируется. Документы отправляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи.

Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применение специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

3. Практические задания:

Составить служебное письмо конкретной организации с угловым и продольным расположением реквизитов.

а) Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов:

ООО «Климат-Сервис»

Россия,

600000, г. Владимир,

ул. Ильича 5

Тел./факс: (0922) 32-34-32

________№________

На №_____ от _____

[]

б) Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов:

ООО «Климат-Сервис»

Россия,

600000, г. Владимир,

ул. Ильича 5

Тел./факс: (0922) 32-34-32

________№________

Владимир

[]

Оформить личное заявление о приеме на работу и приказ по нему.

Директору ООО «Климат-Сервис»

Пронькову М.А.

От Сидорова Александра Ивановича

Проживающего, г. Владимир,

Ул. Северная д.45, кв. 5

Прошу принять меня на работу на должность инженера с 21.01.2001г.

20.01.2001г.Сидоров А.И.

ООО «Климат-Сервис»

ПРИКАЗ

12.01.2001г.№ 7 л/с

Владимир

По личному составу

Принять:

Сидорова Александра Ивановича на

Похожие работы