Читать реферат по делопроизводству: "Контрольная работа" Страница 3

(Назад) (Cкачать работу)

Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация подлежит уничтожению. На постоянное хранение отправляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его так же следует оставить на хранение.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждения документов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности.

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Конечно, типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующиеся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, то им следует воспользоваться при проведении экспертизы в первую очередь, и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Наряду с перечислениями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

В процессе экспертизы ценности документов выделяют четыре группы дел:

постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);временного хранения (до 10 лет);подлежащие уничтожению в связи с истекшими сроками хранения.

На дела с истекшими сроками хранения, отработанные к уничтожению, составляют акт. Форма актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

По утвержденным актам дела с истекшими сроками

Похожие работы