Читать реферат по делопроизводству: "Строки виконання документів, порядок контролю за виконанням документів. Особливості організації конфіденційного діловодства, використання документів з" Страница 3

(Назад) (Cкачать работу)

Оформлені документи передаються на підпис керівництву відповідно до права підпису документів і розподілу обов'язків.

Копії підписаних керівниками розпорядчих документів у обов'язковому порядку надсилаються до структурних під­розділів, відповідальних за порушувані в документі питання.

Передання документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів структурних підрозділів або осіб-відповідальних за діловодство. Документи передаються з відповідною відміткою в РКК по реєстру.

Керівники структурних підрозділів забезпечують оператив­ний розгляд документів, доведення їх до виконавців у день надходження, контроль за якісним виконанням документів по суті питання.

Розглядаючи документ, керівник підрозділу виокремлює до­кументи, що потребують термінового виконання.

Термінові документи передаються негайно.

У разі потреби розмноження документа або при інших фак­торах, що спричиняють неможливість негайного передання виконавцю службового документа, передається реєстраційна картка або використовується інша форма його інформування.

Виконання документа передбачає: збір та обробку необхід­ної інформації, підготовку проекту документа, його оформлен­ня, погодження, подання на підписання (ствердження) керів­ництвом установи або керівниками структурних підрозділів, підготовку до надсилання адресату.

Виконавець визначає необхідну кількість примірників до­кумента, передає документ на тиражування. На документ, що має бути надісланий більше ніж чотирьом адресатам, викона­вець готує список надсилань.

Для оперативного вирішення питань без складання додатко­вих документів виконавець може вносити відмітки на документі: дату надходження (якщо час між надходженням документа та його доставкою до виконавця не збігається), дату проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), дату й результати остаточного виконання.

За наявності відповідального виконавця решта виконавців зо­бов'язані своєчасно та якісно провести аналіз інформації й пода­ти відповідальному виконавцю у встановлені ним терміни не­обхідні матеріали (проекти документів, довідки, відомості тощо).

Відповідальний виконавець несе персональну відпові­дальність за повноту й достовірність інформації, використаної під час підготовки документа.

Контроль за виконанням документів здійсню­ється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого ар­куша проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передають виконавцеві, а додатковий при­мірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпоряджен­ня, накази, рішення тощо).

Дані про перебіг виконання документів, одержані за

Похожие работы