Читать курсовая по делопроизводству: "Учёт и хранение документов в архивах" Страница 7

(Назад) (Cкачать работу)

· документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов (ст.21, п.3). 4.2. Учёт документов в архивахУчет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежит каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

В России существует централизованный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным документом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Основной учет архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения.

Проведение учета – основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

К учетным документам архива относятся:

·книга учета поступлений;

·книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

·список фондов;

·список фондов с особо ценными документами;

·лист фонда;

·архивная опись;

·опись особо ценных документов;

·опись страхового фонда;

·реестр описей;

·реестр описей особо ценных документов;

·инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;

·паспорт архива;

·паспорт архивохранилища;

·сведения об изменениях в составе и объеме фонда на 1 января;

·карточка фонда;

·дело фонда;

·внутри-деловые описи и листы – заверители дел.

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их составление и первичное описание.

В нем указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов,- сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива. В первичном поступлении фонда он получает номер по списку фонда. Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов. Фонды получают порядковые номера. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. В нем указывают описи фонда, их состояние и содержание.

Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный

Похожие работы