Читать контрольная по менеджменту: "Современное деловое письмо" Страница 3

(Назад) (Cкачать работу)

Письма-ответы - по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Письма директивные (инструкционные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов и т.п.

В рекламационных (претензионных) письмах организация требует возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации). Письма-отказы направляют, когда организация должна отказаться от чьих-либо услуг. Письма-извинения приходится направлять, когда произошли по вашей вине досадные ошибки, в результате чего сторонней организации нанесен моральный или материальный ущерб и в письме приносятся извинения клиенту и предлагается компенсация за причиненные неудобства.

Благодарственные письма. За любую помощь, будь то финансовая или какая-либо иная, всегда следует благодарить.

Рекомендательные письма используются, чтобы заручиться поддержкой уже известной, солидной фирмы или опытного авторитетного должностного или общественного лица.

Письма-соболезнования, выражающие сочувствие, направляют дальновидные руководители заболевшим работникам, которым нужно особое внимание, а также в случае, если в семье работника или его личной жизни случилась беда, произошли крупные неприятности и т.п.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п. . общие правила оформления писем

служебный письмо деловой международный

Существуют особые правила составления деловых писем, цель которых - привлечь внимание адресата и стимулировать его к действию. Каждое из этих правил можно выразить одним словом:

внимание;

интерес;

просьба;

действие.

Правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, в следующих двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя письма действовать.

Формуляр служебного письма включает следующие реквизиты: наименование организации; код формы документа по ОКУД; код учреждения по ОКПО; почтовый, телеграфный адреса, номер счета в банке; номер телефона; дату; регистрационный номер;

Похожие работы