(Назад)
(Cкачать работу)кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами й літерами) кількості справ за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за _________рік №_________".
Опис справ підписується укладачем із зазначенням його посади, ухвалюється керівником. За наявності в установі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.
Опис справ складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архівний підрозділ установи, а другий залишається як контрольний примірник у відділі. За наявності ЕК
опис складається у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу ЕК. Описи справ відділу є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються на зберігання до державних архівів.
Зведений опис справ постійного строку зберігання установи складається в чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається в державному архіві, а решта повертається установі. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати справи до державного архіву в установлені строки. Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються, як і описи на справи постійного зберігання. Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом не затверджуються. Закінчені діловодством справи постійного та тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1995 р. передаються в архівний підрозділ в 1998 p.). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архівний підрозділ установи на розсуд керівника установи. Якщо окремі справи необхідно залишити в діловодстві для поточної роботи, архівний підрозділ установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.
Передача кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу у присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного та тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу установи розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами й літерами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається у відділ, усі інші залишаються в архівному підрозділі установи. Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися в архівний підрозділ установи за номенклатурою справ. Зберігання документів в установі