(Назад)
(Cкачать работу)відповідальність за їх збереження.
Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.
Видача справ у тимчасове користування іншим установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка — замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів й одержання справи.
Вилучення документів із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
4. Підготовка справ до зберігання та використання
Значення та практична цінність документів підприємства різні. Одні документи використовуються тривалий час для справ у наочно-інформаційній роботі, інші дуже швидко втрачають свою значущість. Для довгострокового зберігання документів створюється архів підприємства.
Закінчені діловодством справи постійного й тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ установи для подальшого використання. Справи строком зберігання до 10 років можуть передаватися в архівний підрозділ установи за погодженням з її керівником.
Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ установи включає: експертизу цінності документів, оформлення справ, складання описів справ, передачу справ до архівного підрозділу установи й забезпечення збереження документів.
Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах та їх структурних підрозділах створюються постійнодіючі експертні комісії.
Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного й тривалого строків зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Виділення документів для знищення й складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного й тривалого строків зберігання за цей же період: акти про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником установи після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевіряючою комісією (ЕПК) відповідного державного архіву.
Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками діловодної служби або
секретарем господарській службі установи або підприємства із заготівлі вторинної сировини.
Документи установи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного та тривалого зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з картону, нумерація аркушів у справі, складання підсумкового напису, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів, оформлення
Похожие работы
Интересная статья: Быстрое написание курсовой работы