(Назад)
(Cкачать работу)організації (фірми) служба діловодства повинна прий мати участь в регламентації в цих потоках інформації ( по віднашенню до інформації, відповідальності за її збереженість і використанні ). Передача документів
Згідно рекомендаціям основних положенів ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами ( із експедиції в канцелярію, із канцелярії в структурні підрозділи і т.д. )здіснюються через секретаря цих підрозділів або тих відповідних осіб, котрі відповідають в них за роботу з документами.
Документи передаються з відповідними відмітками в регістраційних формах .
В великих фірмах, установах там де структурні підрозділи розполежені на значній відстані один від одного, організується кур’єрний зв’язок для доставки вхідних документів. Кур’єри здійснюють два-три обхода організації за заздалегіть розробленим маршрутом в установлений час, забираючи документи для відправки і доставки вхідних документів.
Найбільш раціональний спосіб доставки документів – виконанняцієї роботи спеціалістами апарата управління, так як втрачається їх робочий час, стає дорожща доставка і відповідно увесь аппарат управління.
Таким чином, організація первиної обробки документів дозволяє виділити первинні потоки вхідних документів: на адресу управління організації, управління структурних підрозділів, виконавців. Рух цих потоків буде залежити від кількості інстанцій проходження документів в процесі перегляду і прийнятої в організації технології регістрації документів.
Документи відправлені організацією, в тому числі на машинних носіях, проходять сортування, упаковку, оформлення поштового відправлення і здачу в окремі з’язки.
Обробка і відправка проходять централізовано експедиції, участком концепції або секретарем у відповідності з діючими поштовими правилами.
Експедиція приймає документи для відправки повністю оформлені, підписані,зарегістровані, з з відміткою категорії управління.
Служба діловодства перевіряє правельність оформлення документів, кількість указаних у документі додатки, відповідно кількості екземплярів кількості адресатів, дати підписаня, регістрації і відправки.
Неоформлені або неправельно оформлені документи повертаються виконавцям на допрацювання в структурні підрозділи.
На замовленя кориспонденцію працівники діловодства складають опис відправки, на котрій в експедиції проставляється фамілія працівника і дата відправки.
Документи на машинних носіях приймаються для відправки до упаковки, відповідно технічним вимогам, при наявності супровідного листа, оформленого і зарегістрованого в становленому порядку.
Документи, передані на відправку, обробляються і відправляються у той же день або не пізніше першої половини наступного дня.