(Назад)
(Cкачать работу)виробнцтва в апаратах управління різних урівнів в значній частині було присвячено проблемам організації руху документів. У результаті цих вивчень виявились типові недоліки в організації руху документів:
Відсутність регламентації шляхів проходження однакових видів документів в організаціях однакових рівнів і направленої діяльності;Нараховано багато інстанцій на шляху проходження документів в апараті управління;Не однократні повернення руху документа ( в процесі регістрації, редагування і друге );Відсутність правил передачі документів, їх доставки, кур’єрного зв’язку.
Головне правило документообігу – оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації путів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.
Розробка основних положень ГСДОУ не принесли значних змін в концепцію руху документів. Проте в 1980-х роках в цілому світі починає активно обговорюватися питання про інтеграцію нетрадиційної документації. Ця інтеграція передбачала:
Об’єднання різних джерел документної інформації в єдину систему;Організацію документів з різноманітними носіями на основі загальної класифікаційної системи;Вилучено дублікування інформаційних і документаційних потоків;Уніфікацію прийомів роботи з документами.
В основні положення ГСДОУ влючені правила прийняття і обробки вхідних і вихідних документів, їх передачі і врахування. Направленя руху документів і інстанції закріплюючих в схемах проходження документопотоків або окемих категорій документів.
Документообіг організації придставляє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблеми технології докуметаційних процесів, тому посідає місце вузлового кута любої системи виробництва.
- Прийом і первинна обробка
Організація роботи з документами залежить від обйома документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається їз ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.
Незалежно від об’єма діяльності організації, операції по прийнятті і відправки документів зазвичай проводять централізовано. В структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачают створення спеціалізованого участка – еспедиції, як одного їх структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділах організаціях створюється участок по прийнятті і обробки документів з тими ж функціями. В організаціях, котрі не створюють свою службу діловодства, прийняття і обробка документів, операції по їх відправки виконуються централізовано секретарем.
Рекоменлації по прийнятті і відправки, якщо вони централізовані, дозволяють реалізувати основне правило організації документообігу, проходження документа по найбільш короткому маршруту з мінімальними затратами часу, так як централізація цих операцій дозволяє швидше досталяти документи виконавцям.
В нормативних документах регламентування правила первиної обробки