Читать реферат по технологии машиностроения: "Электронный документооборот 4" Страница 3


назад (Назад)скачать (Cкачать работу)

Функция "чтения" служит для ознакомления с работой. Разметка, таблицы и картинки документа могут отображаться неверно или не в полном объёме!

электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии3.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные

потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс.

Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов:

входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов,

пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д1.

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой

государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

Форма

документа Документопоток

входящей информации внутренних документов исходящей информации

Электрон ные документы

Сообщения электронной почты

Факсимильная информация

Сообщения в корпоративной сети

Факсы

Ответы и письма по электронной почте

Факсимильная информация

Бумажные документы

Письма

Договоры и контракты

Законодательные акты

Нормативные документы

Периодические издания

Книги

Реклама

Анкеты

Приказы

Инструкции.

Отчеты

Служебные записки

Командировочные документы

Бухгалтерские документы

Письма

Договоры и контракты

Пресс – релизы1.

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного

обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией

модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а

также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим

местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию

документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию

документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в

управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации,

позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных

носителей.



Интересная статья: Быстрое написание курсовой работы