Читать реферат по технологии машиностроения: "Электронный документооборот 4" Страница 2

(Назад) (Cкачать работу)

Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

Задачи:

- рассмотреть общие сведения о системах электронного документа;

- изучить системы управления электронным документооборотом;

- обозначить функции и задачи систем управления документами;

- выявить проблемы организации электронного документооборота.

1. Общие сведения о системах электронного документооборота.

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре

требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это

же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь

ряд причин:

Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации

в электронном виде требует привычки.

Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки:

соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки

(например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет

отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный

электронной подписью и т.п.)1.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует

интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого

сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде

всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота2.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем

Похожие работы