Читать реферат по делопроизводству: "Систематизація документів, підготовка і передача їх до архіву" Страница 4

(Назад) (Cкачать работу)

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань групуються в різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

а) протоколи й документи до них (доповіді, довідки тощо);

б) документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку й за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів: всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним.

Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи. Якщо таких документів багато, вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ -відповідь іде за документом-запитом.

Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження в такій послідовності:

• внутрішній опис документів, включених до справи;

• заява про прийняття на роботу;

• направлення або подання;

• особовий листок обліку кадрів;

• автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення;

• доповнення до особового листка обліку кадрів;

• доповнення до особового листка про заохочення;

• довідки та інші документи.

Документи з місця проживання, довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це в доповнення до особового листка обліку кадрів.

Особисті рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку. Контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється канцелярією або секретарем.

3. Зберігання документів

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах. У невеликих установах доцільно зберігати справи в канцелярії або в секретаря. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщують відповідно до номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. Справи повинні зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цього приміщеннях, у шафах, що зачиняються.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На коробці робиться відмітка про дату засідання й час запису. Секретар колегіального органу несе

Похожие работы