Читать реферат по делопроизводству: "Систематизація документів, підготовка і передача їх до архіву" Страница 2

(Назад) (Cкачать работу)

Номенклатура справ установи складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією й посадовою особою, відповідальною за архівний підрозділ установи. Перший примірник — недоторканний, зберігається у структурному підрозділі. Другий передається в канцелярію установи, а третій використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Номенклатура справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналіз зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

Організації, які належать до сфери управління установи, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ установи.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатури структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність установи в цілому. При цьому використовуються положення (статути) про установи та їх структурні підрозділи: штатні розписи, типові чи примірні номенклатури, номенклатури та описи справ за минулі роки, класифікатори документів і кореспондентів із зазначенням строків зберігання документів, а також враховуються завдання установи на наступний рік.

Структурний принцип номенклатури справ використовується в разі чітко встановленої в установі структури. Підзаголовком у такій номенклатурі є найменування структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначати канцелярію. Наприклад, канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту тощо.

Функціональний принцип, тобто за напрямами діяльності, використовується у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами, творчими колективами та окремими виконавцями. Розділи й підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції та галузі й розміщуються в ній за ступенем важливості. Наприклад, планування, фінансування, прогнозування тощо.

Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ установи включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи установи.

До номенклатури справ включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли з інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові й контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК. Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього строку їх вирішення. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

Зведена номенклатура справ установи після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією (ЕК) установи й експертно-перевіряючою комісією (ЕПК) відповідно до державного архіву, після чого затверджується керівником установи. Установи, що не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатуру справ з ЕК органів

Похожие работы