Читать курсовая по делопроизводству: "Складання й оформлення службових документів" Страница 4

(Назад) (Cкачать работу)

Документи з питань, що виносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:

• доповідну записку (адресовану колегіальному органу), у якій ґрунтовно викладені питання з висновками й пропозиціями;

• довідку про погодження проекту із зацікавленими структурними підрозділами та іншими установами;

• список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу. Про кожне засідання колегіального органу складається протокол,

який оформляється відповідно до правил.

Документи, підготовлені до розгляду колегіальним органом, а також один примірник їхніх копій зберігаються у секретаря або в протокольній частині колегіального органу з кожного засідання окремо.

У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд і перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіальним органом, який вирішує, розглядатиметься це питання на засіданні чи буде знято з порядку денного.

Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, уважно вивчають їх до засідання колегіального органу і в разі потреби чітко формулюють свої зауваження й пропозиції.

За обсягом фінансових даних протоколи можна розподілити на три групи:

1. Стислі, у тексті яких записані лише ухвали.

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де усі виступи записують дослівно.

Формуляр протоколу має такі реквізити: найменування організацій, зазначення виду документа, дата засідання, номер, місце засідання, гриф підприємства, заголовок, текст, підписи.

На протоколі проставляється дата засідання, а не кінцевого оформлення чи підписання протоколу.

Заголовок містить інформацію про вид колегіальної діяльності (засідання, збори, рада) і назву колегіального органу.

Текст протоколу поділяється на дві частини: ввідну, де вказується головуючий, секретар, присутні й порядок денний, і основну, де фіксується хід засідання.

Прізвища присутніх записують у протокол, якщо їх не більше 15, в алфавітному порядку із зазначенням місця роботи й посади, якщо ж їх більше, складають окремий список. У протоколах засідань ради директорів вказують прізвища присутніх членів ради незалежно від їхньої кількості.

Порядок денний включає питання, винесені на обговорення. Кожний пункт порядку денного нумерується, записується з нового рядка й відповідає на запитання "про що?":

1. Про підсумки роботи AT "________" за перше півріччя 200_ р.

Основна частина протоколу має складатися на підставі виступів учасників зборів, конференцій, засідання, наради. Він повинен бути стислим, зрозумілим, лаконічним, але в той же час містити інформацію, що всебічно розкриває

Похожие работы