Читать реферат по инновационному менеджменту: "Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта" Страница 9

(Назад) (Cкачать работу)

- составление и редактирование документов;

- регистрация и контроль исполнения документов;

- хранение и поиск документов, другой полезной информации;

- прием и передача документов по каналам связи;

- архивное хранение документов;

- организация своего рабочего времени и времени руководителя.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производительности.

Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дисплей и клавиатура.

Главный элемент системного блока – процессор. Рынок завоевали следующие виды процессоров: Pentium III, Pentium IV, AMD Athlon, Duron. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможности компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря является показателем уровня технической оснащенности фирмы.

2) Принтер предназначен для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Наилучшее качество печати обеспечивает лазерный принтер, где для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера.

3) Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В практике секретаря используется планшетный сканер для сканирования книг и других сброшюрированных или переплетенных документов.

4) Устройство архивации осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитнооптические диски.

5) Телефон. В настоящее время внедрена система связи, передающая с сотового телефона не только звуковую информацию, но и цифровую, электронную.

6) Факс – это копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя телефонные каналы. Сигналы, поступившие на приемник факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и посредством точечного нагрева специальной термочувствительной бумаги происходит распечатка полученного документа.

7) В своей работе секретарь-референт использует портативный копировальный аппарат «CANON». Он не требует предварительного нагрева и имеет автоматическое отключение. Максимальный формат копируемого документа – А4. Скорость работы – 4 копии в минуту.

8) Шредер – уничтожитель документов, имеющий малошумный двигатель и режущий механизм

Правовое обеспечение деятельности секретаря-референта.

Значительная часть информации, с которой работает секретарь-референт, является конфиденциальной и представляет большой интерес для конкурентов.

Коммерческая тайна - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко

Похожие работы