Читать реферат по инновационному менеджменту: "Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта" Страница 10

(Назад) (Cкачать работу)

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и коммерческих секретов других организаций. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям;

- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям;

- ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию;

- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию;

- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны конфиденциальной информации.

Секретарь-референт при поступлении на работу, наряду с должностной инструкцией, должен подписать договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность.

Организационная деятельность секретаря-референта.

Секретарь-референт является лицом, наиболее приближенным к руководителю. Секретарь не только упорядочивает рабочий день руководителя, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений или ограждает руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации.

Помимо вышеперечисленного, секретарь-референт выполняет функции пресс-секретаря по связям с коллективом фирмы. Секретарь доводит распоряжения или поручения руководителя до подчиненных, а также запоминает и знакомит руководителя с той частью информации, которую директор сам не может заметить.

В ряде случаев секретарь выступает от имени руководителя. Секретарю зачастую приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителем и сотрудниками. Секретарю необходимо проявить гибкость в сложных ситуациях, умение владеть своими эмоциями. Секретарю-референту необходимо поддерживать нормальные деловые отношения с сотрудниками фирмы:

- искренне интересоваться сотрудником;

- указывать на ошибки не прямо, а косвенно;

- уметь внимательно выслушивать сотрудника;

- внушать сотрудникам сознание их значимости, создавать людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;

- уметь добиваться, чтобы сотрудники были готовы сделать то, что предлагает секретарь.

Использование программ в процессе обработки информации.

В организации «Издательский дом «Урал» компьютеры всех сотрудников организации объединены в локальную сеть.

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства. В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных. Остальные компьютеры являются рабочими местами локальной сети.

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты (пересылка сообщений с компьютера на компьютер на

Похожие работы