Читать контрольная по делопроизводству: "Документування управлінської діяльності установ. Вимоги до текстів службових документів. Основні ознаки офіційно-ділового стилю" Страница 3

(Назад) (Cкачать работу)

• від першої особи однини, наприклад: «Вважаю за потріб­не...», «Прошу надати...»;

• від першої особи множини, наприклад: «Просимо надати... »;

• від третьої особи однини, наприклад: «міністерство не за­перечує...», «Управління вважає...».

У розпорядчих документах організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також у документах, адресованих керівництву, текст належить викладати від першої особи однини, наприклад:

«НАКАЗУЮ:», «ПРОПОНУЮ:», «ПРОШУ... ». У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини, наприклад: «НАКАЗУЄМО:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:».

Тексти доповідей, інформацій, виступів у протоколах викладають від першої особи однини (цитують), а ключові слова «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:» подіють у множині минулого часу.

У документах, які визначають права та обов'язки (положення, інструкції), а також, що містять аналіз чи оцінку фактів (акт, до­відка), використовують форму викладу тексту від третьої особи од­нини чи множини, Наприклад: «відділ здійснює функції», «до складу об'єднання входять», «комісією виявлено».

Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за низкою ознак, оформляють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної — конкретна характеристика цих ознак.

Текст, який становить зразок, що його надто часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постій­ну частину тексту виготовляють друкарським способом або за до­помогою ПК (друкарської машини), а змінну — вписують від руки або вдруковують.

Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць:

Горизонтальні та вертикальні лінійки, які розмежовують рядки таблиці, а також лінії, що обмежують таблицю зліва, справа і знизу можна не робити, якщо це не ускладнює користування таблицею) Таблицю розташовують безпосередньо після тексту, в якому пре неї згадується вперше, або на наступній сторінці. Таблиці нумерують арабськими цифрами по порядку в межах розділу, крім тих, ще наводять у додатках. Номер таблиці складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад, Таблиця 4.2 — друга таблиця четвертого розділу.

Таблиця може мати назву, яку друкують малими літерами (перша літера назви — велика) й розташовують угорі. Назва має бути короткою. Якщо рядки або графи таблиці виходять за межі формату сторінки, то таблицю поділяють на частини, розміщуючи одну частину під одною чи поруч, або переносять на наступну сторінку, і повторюючи її головку та боковик. Поділяючи таблицю на частини, можна головку чи боковик заміняти відповідно номерами граф або рядків, нумеруючи їх арабськими цифрами в першій частині таблиці.

Слово «таблиця _____» зазначають один раз зліва над першою частиною таблиці; над іншими частинами пишуть так: «продовження таблиці ______» із зазначенням її номера.

Заголовки граф починають з великої літери, а підзаголовки — з малої, якщо вони утворюють одне речення із заголовком. Якщо підзаголовки мають самостійне значення, то їх друкують з великої літери. Заголовки й

Похожие работы