Читать контрольная по делопроизводству: "Документування управлінської діяльності установ. Вимоги до текстів службових документів. Основні ознаки офіційно-ділового стилю" Страница 2

(Назад) (Cкачать работу)

• провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання устано­вою покладених на неї завдань і функцій;

• потреба у правовому регулюванні діяльності.

Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня, до­водяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розси­лати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофон чи диктофон, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносять­ся до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводиться до виконавців і організацій, що нале­жать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

Установа під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездо­кументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефо­ну), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту до­кумента може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

ТЕКСТ належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридичне бездоганним. Текст ОРД (реквізит 21) оформляють у вигляді: * складного тексту; * анкети; * таблиці; * поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци — пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох—чотирьох.

Бажано, щоб тексти службових документів складалися з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основ­ній— рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладання має зберігатися і в тому разі, коли текст документа складається з однієї фрази.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад, так: «Відповідно до Указу прези­дента України від 12.09.97 № 123 “Про...”.

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1Назварозділу .

1.1Назвапідрозділу

1.1.1Назвапункту

1.1.1.1Назвапідпункту

Абзаци

Похожие работы