Читать реферат по делопроизводству: "Особливості оформлення документів з особового складу" Страница 6

(Назад) (Cкачать работу)

Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду.

Не рекомендується включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування. Не включаються також документи другорядного значення: довідки з місця проживання, про житлові умови, про стан здоров’я (вони не підлягають тривалому зберіганню).

Копії документів про освіту, які включаються до особової справи, повинні бути засвідчені в установленому порядку. Це ж стосується копій наказів або витягів із них.

Документи особової справи підшиваються в спеціально виготовлених обкладинках або у стандартних швидкозшивачах.

На обкладинці особової справи необхідно зазначити:

– повну назву ОДПС;

– номер справи;

– прізвище, ім’я та по батькові (у називному відмінку);

– дату заведення та закінчення особової справи (день прийняття на роботу і день звільнення).

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення, подання на звільнення та ін.) підшивають в особову справу. У додатку до особової справи робиться запис про звільнення працівника.

Після цього особова справа вилучається та зберігається у підрозділі по кадрах протягом двох років, потім здається на зберігання в архів ОДПС.

При підготовці особової справи до передачі в архів у кінці справи оформляється на окремому аркуші підсумковий запис.

У ньому зазначається цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи і окремо (через “+”) кількість аркушів внутрішнього опису.

Підсумковий запис підписується його укладачем (з розшифруванням посади і підпису), проставляється дата.

Список літератури:

Андреева В.И. Делопроизводство. – Изд. 4. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высш. шк., 1989. Головач А.С. Зразки оформлення документів. – Донецьк: Сталкер, 1997. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – 3-е изд. – М.: Изд. стандартов, 1990. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – 2-е вид. – К.: Либідь, 2000. Коваль А.П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 1992. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. – К.: Техніка, 1992. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. – К.: НМКВО, 1991. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К.: МАУП, 1997. Слиньков В.Н. Документы административного делопроизводства в менеджменте бизнеса. – К., 1999. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Вища школа, 1997.

Похожие работы