- 1
- 2
- 3
- 4
- . . .
- последняя »
організацією документи називаються вихідними. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються й надсилаються в день їх одержання від виконавців або не пізніше наступного дня. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.
Під час прийому від виконавців вихідних документів секретар обов'язково перевіряє:
• правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;
• правильність зазначення адреси;
• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
• наявність віз на копії документа, що залишається у справах установи;
• наявність на документі відмітки про додатки;
• відповідність кількості примірників кількості адресатів.
На оригіналах документів, які підлягають поверненню, у верхній частині правого поля першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".
Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті в такому разі проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в ньому. Вихідні документи, як і вхідні, підлягають реєстрації. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, у якій буде зберігатися його копія. Документи, які доставляються на підприємства кур'єром, передаються адресатам під розписку в розносній книзі.
Оригінали таких документів, як накази, плани, звіти, протоколи тощо, залишаються в установах, які є авторами цих документів, в інші установи надсилаються їх завірені копії.
Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв — збереженою на них інформацією. Копія супровідного листа обов'язково підшивається до справи на загальних умовах.
3. Реєстрація документів
Реєстрація документа — це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Вона проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано в канцелярії або секретарем. Як правило, місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи.
На підприємстві реєстрації підлягають документи, які потребують обліку, виконання й використання з додатковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян, а також як традиційні машинописні документи, так і створені за допомогою ПК.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в установі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані в установі — у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду,
- 1
- 2
- 3
- 4
- . . .
- последняя »
Похожие работы
Тема: Організація роботи з документами |
Предмет/Тип: Делопроизводство (Реферат) |
Тема: Технологія роботи з документами |
Предмет/Тип: Делопроизводство (Реферат) |
Тема: Технологія роботи з документами |
Предмет/Тип: Делопроизводство (Реферат) |
Тема: Порядок роботи персоналу з конфіденційними документами |
Предмет/Тип: Основы права (Диплом) |
Тема: Теоретичні аспекти організації роботи з електронними документами |
Предмет/Тип: Другое (Реферат) |
Интересная статья: Быстрое написание курсовой работы