Читать реферат по менеджменту: "Работа секретаря-референта - личного помощника руководителя" Страница 3

(Назад) (Cкачать работу)

Любая световая или шумовая вибрация – источник раздражения, приводящий человека в состояние повышенной возбудимости и нервозности, при котором вряд ли возможно выполнение ответственной работы. Мерцающая и дребезжащая лампа на потолке - верная гарантия постоянного полустрессового состояния. Привычка включать телевизор или радио для поднятия настроения, едва успев прийти на работу, - тоже «отличное» средство для создания повышенной утомляемости. Специалисты считают, что 50-60 децибел – предельный уровень шума для офисной работы (для сравнения: громкая речь 70 децибел). Любой более сильный шум начинает оказывать отрицательное воздействие. Поэтому дверная обивка, двойные двери, звукоизоляционные рамы и перегородки не излишества для офиса, а необходимость.

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Помещение, где стоит компьютер секретаря, должно быть просторным и хорошо освещенным, а также иметь кондиционер.

Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним было легко и удобно работать. Стул – обязательно со спинкой и, желательно, с подлокотниками.

Монитор устанавливают на одном уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см. Можно снабдить свой монитор дополнительным приспособлением – держателем для документов “Curtis Clip” или “Сopy Holder”. С его помощью можно закрепить документ на одном уровне с монитором. В этом случае секретарю не придется вертеть головой, переводя взгляд с лежащих на столе записей на экран и обратно.

Копировальные аппараты, принтеры и мониторы обладают неблагоприятным свойством образовывать вокруг себя электростатическое поле, которое притягивает пыль, вызывающую аллергию. Целесообразно рассредоточить эти аппараты на несколько метров друг от друга. Технические средства, используемые в работе секретаря, размещают с учетом эргономических и санитарных норм. Монитор и особенно копировальные аппарат не должны находиться очень близко. Если техническими средствами секретаря пользуются другие сотрудники (что не рекомендуется), то их размещают таким образом, чтобы они были удобны для подхода и кратковременного использования ими и находились бы под контролем секретаря.

Когда нам нравится наше рабочее место, появляется желание плодотворно трудиться. Не стоит забывать, что одним из главных условий эффективного труда секретаря является порядок на рабочем месте. Как известно, порядок освобождает мысль, сберегает время. Соблюдение привычного порядка не только облегчает труд, делает многие операции автоматическими, экономит время, но и препятствует «пропаже» документов, которые у недостаточно собранных секретарей попадают в папки с другими документами. Идеально, если на столе секретаря лежат только документы и справочники, необходимые в данный момент. Нагромождение «бумаг» не только уменьшает рабочую площадь стола, но и

Похожие работы