Читать реферат по бухучету, управленческому учету: "Исполнение документов" Страница 2

(Назад) (Cкачать работу)

Во время работы из папок следует вынимать только тот документ, с которым в данной момент будет знакомиться работник. Если документ больше не нужен, его следует вложить в папку. По окончании рабочего времени или в случае выхода из комнаты работник обязан убрать все документы в ящик стола и закрыть его.

Знакомить с содержанием документа можно только тех лиц, которые имеют к нему отношение. Сразу же после получения документов с ними следует ознакомиться, обратив в первую очередь внимание на их общее количество и комплектность. Если, например, в поступившем заявлении указано «Справка прилагается», надо обязательно проверить ее наличие.

Затем следует вникнуть в суть дела, чтобы определить свою компетентность в решении данного вопроса. Если возникнут какие-либо сомнения, необходимо обратиться к лицу, выдавшему для работы документы. Если документы поступили комплектные, их следует зарегистрировать.

Если сотрудник, у которого находятся документы, уходит в отпуск, уезжает в командировку или увольняется, находящиеся у него документы он передает по указанию руководителя другому сотруднику. При этом, как правило, составляется акт сдачи-приема документов.

С документами следует обращаться бережно и аккуратно. Не следует на них делать надписи или пометки, водить карандашом, подчеркивать отдельные места, ставить вопросительные знаки. Записи, пометки делают на отдельных листах, которые принято называть разработками.

При складывании документа можно перегибать только по имеющимся складкам. Новые складки ускоряют износ бумаги.

Не следует несколько раз подшивать документ, так как это может повредить его, вызвать разрыв бумаги. Для работы с документом, пришедшим в ветхость, можно использовать целлофановый конверт, через который можно читать его.

Если документ по ошибке порван, то его необходимо восстановить. Разорванный документ удобнее восстанавливать с краев, в частности, с верхних углов. Сначала собирают внешнюю рамку документа, а остальные клочки раскладывают по контурам разрывов, подбирают по тексту и т.п. Целесообразно собранные клочки сначала сложить и после того, как станет ясно, что документ можно восстановить, аккуратно наклеить на бумагу.

Обработка отправляемой корреспонденции в экспедиции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдачу ее в отделение связи.

На всех документах указывают номер и дату их отправки. При подготовке к отправке документы в обязательном порядке проверяют по следующей схеме:

Наличие и правильность адреса;Наличие номера и даты письма;Наличие ссылок на номер и дату запроса в отведенных письмах;Наличие приложений;Правильность оформления приложений;Наличие в документах подписей руководителей предприятия;Наличие виз исполнителей на копиях (оттисках);Наличие печатей (если они требуются);Заверены ли копии.

При обнаружении ошибок в оформлении документ возвращают для исправления.

Исходящий номер слагается из индекса, присвоенного структурной части, и

Похожие работы