Читать реферат по информатике, вычислительной технике, телекоммуникациям: "Основные компоненты системы управления документооборотом (СУД)" Страница 1

(Назад) (Cкачать работу)

Основные компоненты системы управления документооборотом (СУД)

Электронные системы для построения архивов, делопроизводства и документооборота являются сравнительно молодым классом информационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации труда документалистов вызвана несколькими причинами, которые следуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинформации) и своевременность доставки (актуальность). Перечислим эти причины.

1. Существенное возрастание количества документов, циркулирующих в системах управления различного уровня. Вызвано это использованием компьютерной техники для подготовки документов и, соответственно, упрощением процесса порождения документа, а также интенсификацией процессов управления.

2. Вторая и последующие причины следуют из первой. Увеличение количества документов автоматически увеличивает сложность навигации в документальных средах (архивах), причем сложность навигации опережает темпы роста.

3. Необходимость поддержания исполнительской дисциплины в возрастающих документальных потоках и организации групповой работы над документом.

4. Необходимость регламентации доступа к документам или их частям.

5. Усложнение структуры документов; использование механизмов перекрестных ссылок и гипертекстовых структур.

6. Ограничения по минимальному времени доступа (обработки, исполнения) к документу, вызванные законодательными или технологическими причинами.

7. Необходимость снижения стоимости хранения документальной единицы и трудоемкости доступа к документальным средам (архивам).

Требования к электронным системам управления документооборотом

Исходя из перечисленных причин и основных информационных тенденций в документальном управлении, можно сформулировать требования к современным системам документооборота, делопроизводства и архивирования.

1. Поддержание целостности документальной системы и отдельно взятого документа на протяжении их полного жизненного цикла.

2. Отсутствие в системе внутренних ограничений на масштабы документальной среды и количества одновременно пользующихся ею.

3. Взаимодействие со сложившимися информационными транспортными средами и техническими средствами.

4. Организация и поддержка регламентированного доступа как к документальным средам (архивам) в целом, так и к отдельным документам или их частям.

5. Использование средств машинного зрения (сканирование и оптическое распознавание) для перевода традиционных бумажных документов в электронную форму. Для работы с историческими архивами должна использоваться специальная техника, исключающая повреждение раритетов.

6. Использование электронных средств навигации (полнотекстовый поиск, авто-реферирование, авто-рубрицирование, формирование словарей предметных областей -тезаурусов, формирование на базе готовых тезаурусов средств поиска по понятиям).

7. Использование в качестве средства хранения описаний профилей организаций, их пользователей и регистрационных карт документов стандартных индустриальных систем управления базами данных (СУБД -Oracle, Informix, Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для связи с нестандартными СУБД использовать интерфейсы ODBC / JDBC.

8. Обеспечивать

Похожие работы