Читать реферат по делопроизводству: "Систематизація документів та їх зберігання" Страница 1

(Назад) (Cкачать работу)

Реферат на тему:

Систематизація документів та їх зберігання

План

1. Номенклатура справ

2. Систематизація документів і формування справ

3. Підготовка документів до зберігання і наступного використання

Література

1. Номенклатура справ

Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві ОДПС, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Є три види номенклатур справ: типова, взірцева та індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації, і є нормативним актом.

Взірцева номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові та взірцева номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі підвідомчих та використовуються останніми як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.

Індивідуальна номенклатура справ складається з конкретних номенклатур справ структурних підрозділів і оформляється у зведену номенклатуру. Незалежно від наявності типової чи взірцевої номенклатури справ, органи державної податкової служби повинні мати індивідуальну номенклатуру справ.

Реквізити номенклатури справ: назва установи, організації; назва виду документа; гриф затвердження; дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст (у формі таблиці); підпис; гриф погодження, візи.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи складається з номера структурного підрозділу (чотири знаки для Державної податкової адміністрації України і три знаки для обласного й районного рівнів) та порядкового номера справи (два знаки) у межах самостійного структурного підрозділу. Наприклад: 12-2318, де 12 – номер самостійного структурного підрозділу (головного управління), 2 – номер управління у складі головного управління, 3 – номер відділу у складі зазначеного управління, 18 – номер справи зазначеного відділу. У тому випадку, коли самостійний структурний підрозділ не має внутрішнього поділу на управління або відділи, то у зазначених місцях проставляється цифра “0” (нуль). Наприклад: 13-0215, 01-0012.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі глибокого вивчення документів з усіх питань його діяльності під методичним керівництвом служби діловодства та архівного підрозділу.

Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках: 

– перший примірник – оригінал, зберігається у структурному підрозділі;

– другий примірник – передається до діловодної служби ОДПС;

– третій примірник – використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Зведена номенклатура справ ОДПС розробляється діловодною службою на

Похожие работы