Читать реферат по делопроизводству: "Секретарское дело" Страница 1

(Назад) (Cкачать работу)

Введение 1. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секре­тарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

1.1. Компьютер

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву за­нимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю он помога­ет выполнять широкий круг задач:

составление и редактирование документов; регистрация и контроль исполнения документов; хранение и поиск документов, другой полезной информации; прием и передача документов по каналам связи; архивное хранение документов; организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производи­тельности.

Основу архитектуры компьютера составляют: системный блок, дис­плей и клавиатура.

Главным элементом системного блока является процессор. Рынок за­воевали следующие виды процессоров: Intel Pentium, Intel Pentium Pro, Pentium II, Pentium III, AMD K6-3, AMD Athlon. Номер процессора определяет марку компьютера. Чем выше номер, тем выше возможно­сти компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря являет­ся показателем уровня технической оснащенности фирмы.

Дисплей (монитор) предназначен для отображения на экране ин­формации, необходимой для пользователя, о происходящих в компью­тере процессах.

Клавиатура предназначена для ввода информации. На клавиатуре на­ходятся клавиши четырех видов:

алфавитно-цифровые; функциональные; со стрелками; управляющие.

В правой части клавиатуры расположены клавиши, которые могут выполнять две функции: клавиатуры калькулятора и управления курсо­ром на экране.

Алфавитная клавиша может воспроизводить либо букву русского ал­фавита, либо латинского. Для переключения используются программы

драйверы клавиатуры. Переключение осуществляется нажатием опреде­ленного сочетания клавиш, соответствующего используемому драйверу. Дополнительно к компьютеру могут быть подключены мышь, прин­тер, модем, факс-модем, сканер, стример, устройство архивации дан­ных, другие устройства и приспособления, позволяющие расширять возможности компьютера (увеличивать быстродействие или память, модернизировать ввод/вывод информации и т. п.).

Мышь представляет собой манипулятор для ввода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тремя клави­шами. Одну из лучших моделей мыши предлагает фирма Microsoft. Для работы с мышью необходим специальный коврик для предотвращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с по­верхностью коврика.

Принтер предназначен для вывода информации из памяти компью­тера на бумажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучшее качество печати обеспечивают лазерные принте­ры. В них для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электри­чески притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризу­ется с помощью лазера по командам из

Похожие работы