Читать диплом по информационному обеспечению, программированию: "Разработка системы электронного документооборота банка "ВТБ 24"" Страница 3

(Назад) (Cкачать работу)

Одним из примеров таких методик моделирования является IDEF. IDEF0 основана на ранее разработанной Дугласом Т. Росс методике моделирования SADT. Построение SADT - модели начинается с представления всей системы в виде простейшего компонента - одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы (контекстной диаграммы).

Контекстная диаграмма процесса выполнения ремонта представлена на рисунке 1.1.

В настоящее время в деятельности канцелярии банка принимают участие как сотрудники канцелярии. Выполнение задач отдела начинается с получения входящих документов.

На основе инструкции по делопроизводству и порядка документооборота выполняется подготовка исходящих документов, а также ведение реестров входящих и исходящих документов и подготовка отчетности.

Рисунок 1.1. Контекстная диаграмма процесса Рассмотрим более подробно деятельность по канцелярии. Для этого выполним декомпозицию контекстной диаграммы (рисунок 1.2).

Рисунок 1.2. Декомпозиция процесса в нотации IDЕF0 В организации принята журнальная система учета документов. Она считается устаревшей, и имеет множество недостатков. При регистрации документов все необходимые данные заносятся в соответствующий журнал. При возникновении необходимости поиска нужного документа приходится последовательно просматривать записи в журнале регистрации. Учитывая, что объемы документооборота канцелярии достаточно большие, процесс поиска необходимого документа затягивается на длительное время.

В отделе нет четкой системы отслеживания за сроками исполнения документов, поставленных на контроль, поэтому невозможно, вовремя найти просроченный документ и вовремя принять меры к исполнителю, просрочившему этот документ.

Целью дипломного проекта является разработка АРМ электронного документооборота канцелярии банка.

Обработка входящих документов начинается с их предварительного рассмотрения делопроизводителем канцелярии. Он распределяет документы:

- руководителю банка;

- в структурные подразделения, не требующие резолюции руководителя.

Все входящие документы делятся на:

регистрируемые (документы, адресованные руководителю организации и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия, такие как письма).

нерегистрируемые:

поздравительные письма и телеграммы;

корреспонденция с пометкой «лично»;

документы, поступающие в адрес общественных организаций;

документы первичного бухучета (банковские счета, счета - фактуры, кредитные справки, накладные, требования, платежные поручения, приходящие ордера);

документы первичного статистического учета и отчетности;

документы по кадровым вопросам и повышению квалификации;

документы по вопросам технической информации (периодические издания, реклама);

договора, повестки - приглашения правоохранительных органов.

Нерегистрируемые

Похожие работы