(Назад)
(Cкачать работу)наименование учреждений адресанта и адресата;реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;номера телефонов;текст и подпись.
Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (см. приложение2).
Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным. Факсограмма (телефакс, факс)
Получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощи факсимальной аппаратуры).
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.
Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне (см. Приложение3). Приложение 1
Пример оформления телеграммы
СРОЧНАЯ
РОСТОВ-ДОН ИНТЕГРАЛ
ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ
ОТСУТСТВИЕ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК
ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ
НАЧАЛЬИК ОТК ИВАНОВ 04/28
___________________________________
Брянск, Речная, 40
Начальник ОТК(личная подпись)И.О.Фамилия
00.00.0000
печать Приложение 2
Пример оформления телефонограммы
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные об организации
ТЕЛЕФОНОГРАММААдресат:
00.00.0000№00Должность_____________
Заголовок к текстуИ.О.Фамилия___________
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Наименование должности ___________________________________ И. О. Фамилия
(подпись)
Передала: секретарь Ф.И.О.Приняла: секретарь Ф.И.О
Тел. 00 00 00Тел. 00 00 00
Время передачи: 00 час.00 мин.Время приема: 00 час. 00 мин.Приложение 3
Пример оформления факсограмма
Похожие работы
Интересная статья: Основы написания курсовой работы