Читать реферат по делопроизводству: "Загальні правила оформлення службових документів" Страница 1

(Назад) (Cкачать работу)

Реферат на тему:

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ

ДОКУМЕНТІВ План лекції.

Вимоги до виготовлення бланків. Адресування і датування документів. Погодження і засвідчення документів.

1. Бланк документа – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Встановлено два види бланків ОРД: для службових листів і загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД.

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановлено два варіанти розташування реквізитів:

кутове – постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті; поздовжнє – постійні реквізити розташовуються уздовж верхньої частини аркуша.

І кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

фланговим – кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі; центрованим – початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.

Реквізити – це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. При оформленні ОРД використовують такий склад реквізитів: 1 – Державний герб; 2 – емблема організації; 3 – зображення нагород; 4 – код організації; 5 – код документа; 6 – назва міністерства чи відомства; 7 – назва підприємства; 8 – назва структурного підрозділу; 9 – індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку; 10 – назва виду документу; 11 – дата; 12 – індекс (вихідний номер документа); 13 – посилання на індекс та дату вхідного документа; 14 – місце складання чи видання; 15 – гриф обмеження доступу до документа; 16 – адресат; 17 – гриф затвердження; 18 – резолюція; 19 – заголовок до тексту; 20 – позначка про контроль; 21 – текст; 22 – позначка про наявність додатка; 23 – підпис; 24 – гриф погодження; 25 – візи; 26 – відбиток печатки; 27 – позначка про завірення копії; 28 – прізвище виконавця та номер його телефону; 29 позначка про виконання документа та направлення його до справи; 30 – позначка про перенесення даних на машинний носій; 31 – позначка про надходження.

При виготовленні бланків для службових листів наносять реквізити 1-9 і трафаретні частини реквізитів 11-13.

При виготовленні загальних бланків обов’язково наносяться реквізити 1-3, 6-8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів – наказів, розпоряджень, вказівок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитами 4, 5, 10.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. У посадових бланках уводять додатковий реквізит “Назва посади”, який розташовують нижче реквізиту 7.

Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (реквізит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у

Похожие работы