Читать курсовая по делопроизводству: "Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления" Страница 10

(Назад) (Cкачать работу)

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтер­ские балансы, протоколы,), служит только порядковый номер в пределах реги­стрируемого массива.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регист­рации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер допол­няется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.; при реги­страции приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и увольне­нии, то есть те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников; при ре­гистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно до­полнить буквой П, например 74-П и т.д. Индекс документов, составленных несколькими ор­ганизациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последователь­ность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа [6, с. 200].

Формы регистрации документов

Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих рекви­зитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Журнальная форма, исторически наиболее ранняя, имеет один существенный недоста­ток - в журнале нельзя систематизировать записи. Приверженцам журналов регистрации приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации:

входящей корреспонденции; исходящей корреспонденции; входящих распорядительных документов от руководства;входящих телеграмм; исходящей переписки с руководством и т.д.

Слишком множественное дробление системы регистрации ведет к дополнительной пута­нице, поэтому ведение регистрационных журналов, безусловно, целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что по­зволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распе­чаткой.

Компьютерные технологии регистрации документов

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную базу данных осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и дру­гих устройств ввода. Одновременно может

Похожие работы