Читать реферат по делопроизводству: "Секретарское дело" Страница 12

(Назад) (Cкачать работу)

Программа Lotus Organizer предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя:

• В режиме "Календарь" можно планировать мероприятия, устанавливать их продолжительность, переносить на другие дни, а также в режиме оповещения доводить сведения о мероприятии до его участников.

• Режим "Дела" позволяет проводить кратковременное и долговременное планирование, а также отслеживание сроков выполнения запланированных событий. В этом режиме можно изменять даты начала и окончания событий, устанавливать приоритеты их выполнения, отображать запланированные дела в календаре, отмечать выполненные мероприятия.

.Режим "Адреса" предназначен для поиска информации по именам, адресам, должности и другим реквизитам, содержащимся в карточке адресной книги. - Режим "Блокнот" предназначен для введения записей. На странице

блокнота можно помещать рисунки, таблицы, графики и т. д. .Режим "Планировщик" предназначен для отслеживания запланированного события (поездки, конференции и т. д.) на готовом календарном плане.

•Режим "Дата" позволяет отмечать различные важные даты, юбилеи и т. д., делать краткие комментарии к ним.

Удобным средством работы с информацией, имеющим простой доступ к Интернет является настольный информационный менеджер Microsoft Outlook. Это программное средство помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др. Входящие - поддерживает несколько систем электронной почты (в том числе Internet Mail, Microsoft Май, Exchange Server и Microsoft Network), дает возможность посылать и получать сообщения, приглашения на собрания и получать запросы на выполнения задач.

Календарь - контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно просмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц. Кроме того, новая функция (Автодата) позволяет вводить дату на разговорном языке (например, в следующую среду) и получать ее преобразование - 7 июля 1999 г. Outlook может напомнить о предстоящей встрече звуковым сигналом. При организации собрания, совещания "Планировщик собрания" выберет наиболее удобное для всех время и известит в нужный момент об этом мероприятии.

Контакты - хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Эта папка является мощной базой данных контактов. Эти сведения можно находить и сортировать любым способом. Можно сразу перейти на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом по модему, послать электронную почту.

Задачи - содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам и поручать другим исполнителям. Здесь можно не только сформулировать задание, но и послать указание по электронной почте исполнителю. При приеме такого поручения папка "Задачи" каждого

Похожие работы