Читать контрольная по неопределеному предмету: "Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю-машинистке. Организация приема посетителей, не являющихся сотрудниками организации. Обязанности секретаря во время проведения совещания." Страница 1

(Назад) (Cкачать работу)

Содержание

Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю-машинистке. Организация приема посетителей, не являющихся сотрудниками организации. Обязанности секретаря во время проведения совещания. Вы уезжаете на две недели в отпуск. На время отсутствия вас будет замещать сотрудница отдела. Какие вопросы вы должны решить с дублером? Составьте план беседы с ним. Посетитель, которому назначена встреча у руководителя компании, ждет уже 5 минут. В это время руководитель по телефону сообщает Вам, что будет на месте только через 15 минут. Ваши действия?

Список использованной литературы.

Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю-машинистке.

Организация приема посетителей, не являющихся сотрудниками организации.

Прием посетителей - одна из важнейших функций секретаря. Первое впечатление о фирме (учреждении) складывается именно от уровня организации приема. Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организацию приема всех обратившихся в нее. Секретарь руководителя организует прием посетителей руководством.

Прежде всего, следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.

Организация приема зависит от категории посетителей:

1. Сотрудников своей организации;

2.Сотрудников других организаций: по предварительной договоренности; прибывших внезапно.

3. Посетителей по личным вопросам.

Во всех случаях секретарь, прежде всего, приветливо здоровается с вошедшим.

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

При приеме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:

♦ фамилию, имя, отчество;

♦ организацию, которую он представляет, и его должность;

♦ по какому вопросу;

♦ было ли назначено время приема.

Сегодня часто посетитель представляется секретарю, вручая ему свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нем. Посетителю следует предложить присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено.

Выяснив вопрос, являющийся целью

Похожие работы