Читать контрольная по технологии машиностроения: "Составление и оформление управленческих документов в Министерстве транспорта и дорожного хозяйст" Страница 4

(Назад) (Cкачать работу)

В документообороте Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

Документы, поступающие в Министерство транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан , проходят в отделе документооборота и организационного развития первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу министру на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти. Зарегистрированные документы передаются специалистами в отдела документооборота и организационного развития на рассмотрение министру или по решению министра иным должностным лицам Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан. Документы с указаниями по исполнению передаются специалистами в отдела документооборота и организационного развития исполнителям.

 Документы после их подписания министром (заместителями министра) передаются в отдела документооборота и организационного развития для регистрации и отправки. Отдел документооборота и организационного развития осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Передача документов между структурными подразделениями Министерства транспорта и дорожного хозяйства Республики Татарстан осуществляется через отдел документооборота и организационного развития.

 В Министерстве отделом документооборота и организационного развития ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются специалистами отдела.

В 2007 году была введена система Электронного правительства Республики Татарстан. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные краткие сведения о документах.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Министерства.

Для подписания электронных документов используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи сертифицированы в установленном порядке. При рассмотрении и согласовании электронных документов могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Прием и отправка электронных

Похожие работы