Читать реферат по менеджменту: "Документооборот дирекции предприятия и возможности его автоматизации" Страница 3

(Назад) (Cкачать работу)

Вести базы данных по документообороту.

Участвовать в работе по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

Составлять описи документов для передачи по назначению.

Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования», устанавливая обязательность документирования системы менеджмента качества (СМК), не требует использования системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) для поддержки СМК на предприятии. Однако внедрение САДД с функциями моделирования (например, САДД «DIRECTUM») повышает эффективность построения СМК на предприятии.

Процессы СМК в САДД описывают через модуль «Управление деловыми процессами». В «типовых маршрутах» задают порядок и сроки прохождения различных поручений и других действий.

Руководителям система помогает:

планировать мероприятия по улучшению СМК;

получать в форме отчетов объективные и актуальные данные о функционировании СМК на предприятии, деятельности подразделений и сотрудников, степени их загрузки, качестве выполняемых ими работ;

оперативно доводить до сведения исполнителей результаты анализа руководством их работы;

корректировать действия по управлению качеством на основе текущего состояния СМК и результативности предшествующих мероприятий по улучшению. .Автоматизация документооборота как метод совершенствования управления документацией Существующие системы автоматизации документооборота в основном выполняют сходные функции. Но в связи с отсутствием унифицированной терминологии называют их по-разному: система автоматизации документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система электронного документооборота, электронный архив и т.д. Далее это программное обеспечение именуется системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

Основные требования к современной САДД можно сформулировать как следующие. Система должна:

в полном объеме выполнять все задачи документооборота: подготовку документов, их регистрацию, рассылку исполнителям, контроль исполнения документов, их оперативное хранение, а также поиск и справочную работу по массиву документов;

быть построенной на принципах документооборота, программных и технологических решениях, соответствующих действующему отечественному законодательству, международным и государственным стандартам, инструкциям и требованиям;

обеспечить полноценное использование созданного корпоративного информационного ресурса, необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа, хранение документов в электронном архиве.

Основные принципы использования САДД рассмотрим на примере системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело». Эта система построена на принципах традиционных отечественных технологий делопроизводства, полностью соответствует нормативным требованиям к документационному обеспечению управленческой деятельности в организациях различных организационно-правовых форм. Она поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания

Похожие работы