Читать реферат по менеджменту: "Унификация и стандартизация управленческих документов" Страница 1

(Назад) (Cкачать работу)

Унификация и стандартизация управленческих документов3

Унификация документовзаключаетсявустановленииединообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующихосуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов - форма юридического закрепленияпроведенной унификации и уровня ее обязательности. Установленыследующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ).отраслевые стандарты (ОСТ);республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества,снижения трудоемкостиих обработки, достижения информационнойсовместимости различных систем документации по одноименнымисмежным функциямуправления, более эффективного использованиявычислительной техники.

Работа по унификации включает:

разработку УСД, которая осуществляется министерствами иведомствами, ответственнымизасоответствующиесистемы документации; внедрение межотраслевых(межведомственных)УСДвреспубликанских и отраслевых УСД:внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ сцелью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексовотраслевыхунифицированныхформ документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, атакже их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификациейи стандартизацией документов, координациюработиконтрольосуществляет головнаяорганизация по координации внедрения иведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работуведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ вотрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.Основными принципами унификации документов являются: - унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.; - единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений; - комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме

Похожие работы