Читать реферат по делопроизводству: "Реєстрація вхідної чи вихідної кореспонденції" Страница 2

(Назад) (Cкачать работу)

відповідь на зареєстрований документ не передбачено, то в графі “Позначка про виконання документа” конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в зареєстрованому документі. В цій самій графі зазначають індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі “Позначка” роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин затримки виконання документа.

Графи “Фонд №”, “Опис №”, “Справа №” заповнюють в архіві, куди контрольно-реєстраційні картки здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

Журнальна форма реєстрації документів характерна для підприємств, в яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюються так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має недоліки: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання; треба вести кілька журналів – вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг і т. ін.; пошук інформації при запитах тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього – в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа – в журналі реєстрації наказів.