Читать реферат по технологии машиностроения: "Оперативное хранение документов" Страница 1


назад (Назад)скачать (Cкачать работу)

Функция "чтения" служит для ознакомления с работой. Разметка, таблицы и картинки документа могут отображаться неверно или не в полном объёме!

Содержание

1. Оперативное хранение документов…………………………………………...2

2. Работа с входящими документами(составить схему). Укажите используемые реквизиты…………………………………………………………9

3.Список литературы…………………………………………………………….11

1. Оперативное хранение документов

Все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат сохранности в течение установленных сроков. Сроки хранения определяются перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, а также ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей системы.

Формирование дела заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год. По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив, либо уничтожены.

В процессе хранения документов в организации выделяется два этапа: оперативный и архивный. Под оперативным понимается хранение документов до передачи в архив организации. Архивному хранению подлежат документы, срок хранения которых превышает 10 лет. Существует два вида оперативного хранения документов: хранение в процессе их использования и хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями: «Срочно», «На исполнение», «На подпись»,»На отправку» и т.д. На папках также указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя.

Работники организаций несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. В случае их утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения управления (ДОУ).

Внутренняя опись документов дела №____

№п/п

Индексдокумента

Датадокумента

Заголовокдокумента

Номералистов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

Итого__________________________________________________________документов(цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _________________________________________(цифрами и прописью) Должность лица, составившего    внутреннюю опись документовдела                                         _____________________________________________(подпись)(инициалы, фамилия) Дата__________________

На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации. Дело представляет собой совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку (обычно папку-скоросшиватель). Оформления обложки дела, находящегося на оперативном хранении в Приложении 1.

На этапе оперативного хранения дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, где к внутренней дверце прикрепляется номенклатура дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках



Интересная статья: Быстрое написание курсовой работы