- 1
- 2
Реферат
на тему:
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ
З ДОКУМЕНТАМИ. План лекції.
1. Загальні положення.
2. Обробка вхідних документів.
3. Обробка вихідних документів. 1. В кожній установі, організації, на підприємстві документи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами на всіх етапах опрацювання документів – від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання.
Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву.
Обіг документів повинен бути прямоточним, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Повинен діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.
Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов’язків між працівниками підприємства. Точне знання обов’язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами.
Для встановлення єдиного порядку складаня документів і організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства. До неї вводяться зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.
Помітний вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар-референт керівника. Значна частина діловодства виконується безпосередньо на його робочому місці. Одна з функцій секретаря-референта – методичне керівництво і контроль за організацією діловодства у структурних підрозділах підприємства і його філіалах. 2. Приймання і обробка вхідних документів здійснюється секретарем-референтом. Документи, одержані підприємством, проходять такі етапи:
первинна обробка; попередній розгляд, розмітка; реєстрація; розгляд документів керівництвом; направлення на виконання; контроль виконання; виконання документів; підшивання документів до справи.
Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої кореспонденції (з поміткою “особисто”). Потім необхідно перевірити правильність адресування вкладеного в конверт, кількість аркушів документа, наявність додатків. При відсутності зазначених додатків або окремих аркушів про це інформується відправник листа, робиться відповідна відмітка на самому документі і в журналі вхідних документів у графі “Примітка”.
Конверти знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження, або коли на конверті є помітка “конфіденційно”, “терміново”.
Попередній розгляд вхідних документів здійснюється секретарем-референтом з метою розподілу документів на ті, що повинні реєструватися і ті, що реєстрації не потребують.
На документах, що реєструються, проставляється реквізит “відмітка про надходження”, дату надходження, вхідний номер документа. “Відмітка про надходження” не проставляється на додатках до
- 1
- 2
Похожие работы
Тема: Технологія роботи з документами |
Предмет/Тип: Делопроизводство (Реферат) |
Тема: Організація роботи з документами |
Предмет/Тип: Делопроизводство (Реферат) |
Тема: Технологія роботи з документами |
Предмет/Тип: Делопроизводство (Реферат) |
Тема: Порядок роботи персоналу з конфіденційними документами |
Предмет/Тип: Основы права (Диплом) |
Тема: Теоретичні аспекти організації роботи з електронними документами |
Предмет/Тип: Другое (Реферат) |
Интересная статья: Основы написания курсовой работы