Читать реферат по делопроизводству: "Секретарское дело" Страница 3

(Назад) (Cкачать работу)

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, вклю­ченные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделени­ем периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочи­ми местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это по­зволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на эк­ран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партне­рами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают ло­кальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной почтой называют пересылку сообще­ний с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Адрес элек­тронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно

Электронная почта предоставляет пользователям следующие воз­можности:

отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированнуюинформационную систему; получать подтверждения доставки документов по назначению; выводить на экран дисплея полученные документы; изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу; распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров; отправлять документы одному пользователю или группе пользовате­лей системы по списку; расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией; составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие слу­жебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках

исполнения.

Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть поло­жены в ваш электронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую вам корреспонденцию можно, сидя в офисе за своим компьютером, из сво­ей квартиры с помощью домашнего компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемом через телефонную сеть. Инте­ресующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перене­сти на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительно деше­вых

Похожие работы