Читать реферат по делопроизводству: "Оформлення документів в системі МВС України" Страница 7

(Назад) (Cкачать работу)

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 – 3 міжрядковими інтервалами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту “текст”) – 73 мм (28 друкованих знаків).

Обмежувальні позначки для дати та реєстраційного індексу документа дорівнюють 40 мм.

Оформлюючи документи, слід дотримуватися таких відступів (положень табулятора) від межі лівого берега документа:

0 - від межі лівого берега для реквізитів “Дата документа”, “Заголовок до тексту документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про виконання документа і направлення його до справи”, найменування посади в реквізитах “Підпис” і “Гриф погодження”, засвідчувального напису “З оригіналом згідно”, а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ВИМАГАЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ;

1 – після 5 друкованих знаків (12,5 мм) – для початку абзаців у тексті;

4 – після 32 друкованих знаків (92 мм) – для реквізиту “Адресат”;

5 – після 40 друкованих знаків (104 мм) – для реквізиту “Гриф затвердження”, “Гриф обмеження доступу до документа”;

За наявності кількох грифів “затвердження” і “погодження” їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5 (40 друкованих знаків або 104 мм).

Документи, які підлягають друкуванню, необхідно писати розбірливо, чорнилом або пастою ділових кольорів (чорний, фіолетовий, синій), ретельно вивіряти і погоджувати з керівництвом структурного підрозділу. Рукописи, написані нечітко, олівцем або червоним чорнилом, до друку не приймаються. На рукописі керівник зазначає кількість примірників документа, які необхідно надрукувати.

У друкуванні документів друкарки повинні додержуватися встановленого порядку розміщення тексту, правил орфографії та пунктуації.

На зворотному боці останнього аркуша кожного примірника надрукованого документа, внизу ліворуч, проставляють їхні кількість та адресування (наприклад: 1 – на адресу, 2 – ДКР МВС, 3 – до справи, скорочена назва служби), прізвище виконавця, номер його телефону, дата, коли надруковано документ.

Надрукований текст перевіряє особа, яка підготувала документ.

Необхідність та першочерговість друкування документа встановлює керівник органу (підрозділу).

Список використаної літератури

Інструкції “Про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України”, затвердженої Наказом МВС України від 20.01.2004 №55.ДСТУ 2732 – 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. ДК 010 – 99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) ГОСТ 9327 – 60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

* Використано такі стандарти й інші нормативні документи:ДСТУ 2732 – 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.ДК 010 – 99 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД)ГОСТ 9327 – 60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

Похожие работы