понимается установление их количества, отражение этого количества, в учетных документах архивов и архивных органов.
Централизованный государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.
Таким образом, учет складывается на следующих этапов:
подсчета количества документов в архиве;
регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документов архива;
заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;
составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.
Централизованный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:
централизации учета - регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;
унификация учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
Динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;
полноты и достоверности государственного учета - документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.
Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.
Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.
Единицами учета Архивного фонда РФ являются:
архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);
единица хранения;
отдельный обособленный документ;
Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.
Государственному учету подлежат следующие документы:
государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);
государственных музеев и библиотек;
научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;
структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);
негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.
Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 1997г. Регламент установил требования о порядке и сроках представленных учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций.
Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием четных показателей возникает «учетофобия» - профессиональное «заболевание» архивистов.
Под учетным документом установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество,
Похожие работы
Тема: История архивного дела в России |
Предмет/Тип: История (Реферат) |
Тема: История архивного дела в России |
Предмет/Тип: История (Реферат) |
Тема: Роль Д.Я. Самоквасова в развитии архивного дела в России |
Предмет/Тип: История (Реферат) |
Тема: Развитие архивного законодательства в России в 1990-е 2000 годы |
Предмет/Тип: Технология машиностроения (Реферат) |
Тема: Вклад Н.В. Калачова (1819-1885 гг.) в совершенствование архивного дела России |
Предмет/Тип: История (Реферат) |
Интересная статья: Быстрое написание курсовой работы