Читать курсовая по делопроизводству: "Правила складання та оформлення документів" Страница 3

(Назад) (Cкачать работу)

Начальнику Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (прізвище, ініціали)

У реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь. Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресат вказується узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам виробничих об'єднань, директорам підприємств і керівникам організацій

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. Якщо документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається список на розсипку й на кожному документі зазначається лише один адресат. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису даних про адресу зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентом. Якщо документ надсилається громадянину, то спочатку вказується поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

Гриф затвердження. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах, за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "Затверджую", посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка затвердила цей документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України ___________

ініціали, прізвище

(підпис)

Дата

Якщо документ затверджується розпорядчим актом, то на ньому зазначається гриф за такою формою:

Затверджено Наказ Міністерства фінансів України 20.05.02 № 15

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Перелік документів, які потребують грифа "Затверджую", визначається організацією на підставі чинних нормативно-правових актів (див. зразок 2).

Резолюція — це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, але за умови, що в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата. Але на документі повинно бути не більше однієї резолюції, крім випадків, коли необхідно деталізувати порядок виконання документа.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця недостатньо, її можна проставляти у верхній частині лицьового боку першого аркуша, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на

Похожие работы