Читать диплом по делопроизводству: "КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ"

назад (Назад)скачать (Cкачать работу)

Функция "чтения" служит для ознакомления с работой. Разметка, таблицы и картинки документа могут отображаться неверно или не в полном объёме!

Оглавление

Оглавление 2 ВВЕДЕНИЕ 3 ГЛАВА 1. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ 51.1. История развития компьютерных технологий в России 51.2. Технические средства обеспечения деятельности секретаря 12 ГЛАВА 2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СРЕДСТВА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ 192.1. Работа с текстовыми документами с помощью Word, Excel и др. 192.2. Сетевые технологии в работе секретаря 30 ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ 39 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 52 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 54

ВВЕДЕНИЕ

На фоне широкого внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в российских организациях, как государственных, так и коммерческих, ощущается серьезный интерес к автоматизации подготовки и работы с документами и внедрения компьютерных технологий документационного обеспечения управления (ДОУ). Свидетельством этого является бурный рост российского рынка таких технологий и систем управления документами (СУД). Это подтверждается составом работ по федеральной программе «Электронная Россия» и по аналогичным региональным программам. Однако внедрение электронного документооборота требует решения не столько технологических, сколько организационных и правовых проблем, причем в основном эволюционным путем.

Актуальность данной работы неоспорима, так как на современном этапе развития ДОУ в России, как для рядовых сотрудников, так и для секретарей нет единой базы управления документооборотом.

Целью данной работы является рассмотрение появления систем автоматизации документооборота в России, изучение и определение эффективности таких систем.

Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи:

    изучить историю появления и развития компьютерных технологий в России; рассмотреть разновидности технических средств, обеспечивающих работу секретаря; проанализировать компьютерные средства подготовки документов; продемонстрировать работу российских систем автоматизации документооборота; определить пути совершенствования компьютерных технологий в деятельности секретаря.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Во введении обоснована актуальность темы выпускной квалификационной работы «Компьютерные технологии в деятельности секретаря», определены цели и задачи данной работы.

В первой главе я буду изучать историю появления в России систем документационного обеспечения управления, их развитие, а также технические средства, обеспечивающие деятельность секретаря.

Во второй главе мною будут рассмотрены и проанализированы компьютерные средства подготовки документов, в том числе принцип работы с текстовыми документами и показана работа секретаря с сетевыми технологиями.

В третьей главе я собрала документы и рассмотрела отечественные системы автоматизации документооборота, и определила пути их совершенствования.

В заключении изложены основные результаты и выводы данной выпускной квалификационной работы «Компьютерные технологии в деятельности секретаря».

ГЛАВА 1. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ 1.1. История развития компьютерных технологий в России

Компьютеры проникли во все сферы деятельности человека, начиная с начального образования и заканчивая изучением новейших технологий, изучения новых видов материи, неизвестных пока человечеству. Применение компьютерных технологий облегчает процесс образования в средних и высших учебных заведениях, как самих учеников, студентов, так и рабочего персонала.

Благодаря разнообразию программного и аппаратного обеспечения сегодня возможно использование всех потенциальных возможностей компьютерных технологий. Это позволяет хранить огромное количество информации, занимая при этом минимальное место. Также компьютерные технологии позволяют быстро эту информацию обрабатывать и держать ее в защищенном виде.

Широкое распространение ПК сыграло огромную роль в развитии рынка труда. Автоматизация обработки информации позволяет в считанные секунды проделать работу, на которую раньше терялись недели, информирование руководителей о состоянии предприятий и рабочих мест происходит мгновенно. Увеличивается экономический потенциал в области страховых и финансовых услуг благодаря возросшему обмену услуг. Внедрение компьютерных технологий для введения новых форм занятости и организации труда [3, C. 151].

В конце XIX — начале XX вв. появляются новые технические средства — пишущие машинки, телеграф, затем телефон. С ними пришла возможность ускорения процессов делопроизводства, роста документооборота при уменьшении объема документов (за счет более компактного расположения текста).

Современные российские технологии ДОУ развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. В развитии делопроизводства СССР в XX в. было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 1920—1930-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 1940— 1950-х гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960—1990-х гг.

Смена государственной системы в 1917 г. сопровождалась перестройкой концепции управления страной в целом, аппарата государственных учреждений, а, следовательно, и смены системы делопроизводства. В первую очередь — ускорения процессов обработки документов и прохождения дел по инстанциям.

К концу 1920-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документооборота. Были разработаны стандарты составления различных видов документов, форматы бланков. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.). В делопроизводстве появляются системы специальной документации — статистическая, плановая, бухгалтерская, кадровая. Издаются отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.д. Проводятся исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

Великая Отечественная война, а затем необходимость восстановления хозяйства после нее привели к почти полному отсутствию теоретических и практических разработок в области ДОУ в 1940—1950-е гг.

Интерес к делопроизводственной основе управления возродился только к началу 1960-х гг., что негативно отразилось на развитии концепции безбумажного документооборота, которая в это время широко внедрялась за рубежом.

Россия с большим опозданием переходит к компьютеризации управления делопроизводством, применение которой позволяет достичь более высокой четкости и оперативности коммерческой работы. Во второй половине 90-х гг. на российском рынке появилось большое число программ, обеспечивающих компьютеризацию финансового планирования, бухгалтерского учета и отчетности. Лидерами в компьютеризации процессов управления, учета и отчетности, а также процессов, связанных с торговлей ценными бумагами, стали коммерческие банки.

Очевидно, что бумажные и электронные документы будут сосуществовать на равных еще значительное время, поэтому используемые в организациях СУД должны обеспечивать поддержку как электронного, так и традиционного (бумажного, фото, кино и прочего) документооборота и процесс рационального перехода от одного к другому [5, С.151].

Организация государственного управления в России всегда была проблемой — огромная страна, высокая цена управленческих решений и громоздкий аппарат управления, требовали создания некой системы, сводившей к минимуму последствия неэффективных и нерациональных решений. Строилась она на разделении функций содержательного исполнения документов и контроля исполнения. Контроль над движением и исполнением документов был возложен на специальных людей — делопроизводителей, фиксировавших сведения о входящих, исходящих и внутренних документах, резолюциях (поручениях) по документам и их выполнении, а также движение (передачу) и архивирование документов внутри организации. Основой технологии такой системы являются:

    инструкция по делопроизводству; номенклатура дел;регистрационная карточка (РК) документа;картотеки, объединяющие наборы РК;журналы передачи


Похожие работы

 
Тема: Особенности и специфика деятельности пресс-секретаря
Предмет/Тип: Журналистика (Курсовая работа (т))
 
Тема: Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта
Предмет/Тип: Инновационный менеджмент (Реферат)
 
Тема: Особенности и специфика деятельности пресс-секретаря
Предмет/Тип: Журналистика (Курсовая работа (т))
 
Тема: Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта
Предмет/Тип: Менеджмент (Реферат)
 
Тема: Современные технические средства управления и программное обеспечение в деятельности секретаря-р
Предмет/Тип: Технология машиностроения (Реферат)