Читать реферат по делопроизводству: "Понятие о документе, корреспонденции и делопроизводстве. Унификация и стандартизация документов." Страница 2

(Назад) (Cкачать работу)

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровьятехнической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукциейэкономии всех видов ресурсов.

Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

1.2.

Различают следующие виды документов:

По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).По происхождению (служебные и личные документы). По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).По месту составления (внутренние и внешние).По наименованию (проказы, указы, отчеты).По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

1.3.

в социальном плане любой документ полифункционален, т.е. выполняет множество функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности.

Среди функций документа выделяются общие и специфические.

ОБЩИЕ ФУНКЦИИ:

информационная (любой документ создается для сохранения информации т.к. необходимость зафиксировать информацию – причина появления документов)социальная (документ является социально-значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью)камунифактивная (документ выступает в качестве средства связи между

Похожие работы