порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу.
Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы,), служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива.
При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и увольнении, то есть те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например 74-П и т.д. Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа [6, с. 200].
Формы регистрации документов
Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.
Журнальная форма, исторически наиболее ранняя, имеет один существенный недостаток - в журнале нельзя систематизировать записи. Приверженцам журналов регистрации приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации:
входящей корреспонденции; исходящей корреспонденции; входящих распорядительных документов от руководства;входящих телеграмм; исходящей переписки с руководством и т.д.
Слишком множественное дробление системы регистрации ведет к дополнительной путанице, поэтому ведение регистрационных журналов, безусловно, целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.
Компьютерные технологии регистрации документов
При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную базу данных осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может
Похожие работы
Тема: Автоматизированные системы документационного обеспечения управления |
Предмет/Тип: Менеджмент (Курсовая работа (т)) |
Тема: Исследование кадрового обеспечения системы управления |
Предмет/Тип: Менеджмент (Курсовая работа (т)) |
Тема: Анализ информационно-технического обеспечения системы управления персоналом |
Предмет/Тип: Менеджмент (Диплом) |
Тема: Совершенствование кадрового обеспечения системы управления ООО Технология |
Предмет/Тип: ТГП (Реферат) |
Тема: Анализ информационно-технического обеспечения системы управления персоналом |
Предмет/Тип: Менеджмент (Диплом) |
Интересная статья: Основы написания курсовой работы